FAQ zum Debitorenmanagement

Diese Meldung erscheint, wenn bei der Verarbeitung Fehler festgestellt werden oder notwendige Angaben fehlen. Hier sollten Sie die eingereichte Rechnung auf Vollständigkeit der Anforderungskriterien zu prüfen.

Beispiele sind:

• Rechnungsnummer doppelt/ fehlt
• fehlendes Zahlungsziel
• fehlerhafte oder ungültige Adresse (Daten fehlen, PLZ zu kurz/ lang, Empfänger sitzt im Ausland)
• Liefer-/ Leistungsdatum fehlt
• Dateiformat fehlerhaft
• Dokument ist keine Rechnung

Während der Servicezeiten von Montag bis Freitag von 7 bis 18 Uhr prüfen wir die eingereichten Rechnungen durch ein Mehr-Augenprinzip (maschinelles Auslesen, Korrekturkraft und Qualitätssicherung). Die Bearbeitungsdauer ist abhängig von der Auslastung durch die Anzahl der eingereichten Rechnungen.

DOC2Portal ist ein virtueller Druckertreiber, mit dem Sie Rechnungen aus einer Rechnungserstellungssoftware an das Portal übergeben können.

Der Download des Druckertreibers wird für Sie individuell durch unseren Kundenservice aktiviert. Systemvoraussetzung ist mindestens Windows 7 (64 Bit).

Sobald DOC2Portal erfolgreich installiert ist, können Sie DOC2Portal in jeder Anwendung wie einen Standarddrucker verwenden. Wenn Sie eine Rechnung übergeben wollen, wird wie gewohnt der Druckbefehl ausgelöst. Anstatt des Standarddruckers wählen Sie „DOC2Portal“ aus. Sobald der Druck ausgeführt wird, wird die Rechnung automatisch an das Portal übergeben. Sie müssen somit kein PDF mehr erstellen und hochladen.

Den Verarbeitungsstatus können Sie wie gewohnt im Portal nachverfolgen.

Die Versandart einer Rechnung können Sie nach dem Hochladen im Fenster “Wird verarbeitet” umstellen.

Bei Anlage eines Kunden/ Debitors wird standardmäßig der Postversand hinterlegt. Die Versandart können Sie in den Kundenstammdaten bei der Versandadresse auf E-Mail umstellen, sodass künftig übergebene Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden verschickt werden.

Sie haben zwei Möglichkeiten Kunden/ Debitoren über das Portal anzulegen.

1. Rechnungsupload:

Durch den Botton “Rechnung hinzufügen” wird ein Kunde/ Debitor anhand der Rechnungsanschrift im Portal angelegt, sofern dieser noch nicht in der Kundenkartei angelegt ist.

2. Manuelle Anlage:

Unter dem Reiter “Kunde” können Sie einen Kunden/ Debitor anhand vorhandener Daten prüfen und anschließend anlegen.

B2C: Die Daten von Privatpersonen müssen Sie vollständig eintragen; ohne Abkürzungen oder als Namen “Familie”. Andernfalls kann der Kunde nicht zugeordnet werden.

B2B: Hier müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen unter der bekannten Firmierung registriert ist und auch so im Portal hinterlegt wird. Bei Gewerbetreibenden ist der Name der (natürlichen) Person zu verwenden; nicht ein Handelsname. Bei im Handelsregister erfassten Firmen geben Sie bitte die Rechtsform an. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Kunde nicht zugeordnet wird.

Wenn Sie eine Rechnung an eine Familie versenden möchten, müssen Sie ein Familienmitglied als Kunden (Privatperson) im Portal anlegen. Die Rechnung kann jedoch an die Familie adressiert werden und muss direkt über “Versandadresse” beim Kunden/Debitor hochgeladen werden, ansonsten wird die Rechnung nicht zugeordnet und es wird ein neuer Kunde angelegt. 

Sie legen eine WEG als “Firma” an.

Name und Anschrift des Debitors sind die führenden Stammdaten zu Ihrem Kunden. Als Kundenadresse wird bei Privatpersonen als Anschrift der Wohnsitz hinterlegt; bei Firmen/Unternehmen die Geschäftsadresse. Diese von Ihnen beauftragten Stammdaten haben den Daten des Leistungsempfängers zu entsprechen und an diesen wird ggf. das Mahnverfahren gerichtet. Es kann eine abweichende Versandadresse hinterlegt werden, wobei an die Versandadresse die Rechnung lediglich zur weiteren Abwicklung/ Regulierung gesendet wird. Die Daten von Versandadressen können Sie selbst ändern. Ändern sich der Name, die Firmierung und/oder die Anschrift des Debitors, wenden Sie sich bitte umgehend bei Bekanntwerden an den Kundenservice, um die Stammdaten des Debitors ändern zu lassen.

Rufen Sie im Portal den entsprechenden Kunden/ Debitor auf und fügen Sie über “Adressen” eine weitere Versandadresse hinzu. Versandadressen können nur für Firmenkunden hinterlegt werden.

Nein, Rechnungen gegenüber Debitoren mit Sitz im Ausland sind von unserer Dienstleistung ausgeschlossen. Das gilt auch, wenn eine Versandadresse in Deutschland bekannt ist, der tatsächliche Leistungsempfänger jedoch im Ausland sitzt.

Wir übernehmen das auf der Rechnung angegebene Zahlungsziel 1:1 in unsere Systeme. Es ist somit auch für unsere Folgeprozesse ausschlaggebend. Das Zahlungsziel wird von uns nicht neu ermittelt, auch wenn es zum Zeitpunkt des Uploads des Belegs bereits erreicht oder sogar überschritten ist.

Reklamationen Ihres Kunden/ Debitors werden im Regelfall bis zur endgültigen Klärung bearbeitet.

Ihr Kunde/ Debitor erhält innerhalb von 24h eine Eingangsbestätigung seines Anliegens. Erhalten wir darauf von Ihnen (als Vertragspartner und Auftraggeber) eine Stellungnahme, so erfolgt hier eine Rückmeldung an den Kunden/ Debitor 1:1.

Hier kommt es auf den Inhalt der Reklamation an, in der Regel Leistungsnachweise und Stundenzettel oder Quittungen.

Der kaufmännische Mahnprozess setzt sich in der Regel aus der Stufen zusammen.

1. Zahlungserinnerung
2. Mahnung
3. Telefonischer Forderungsservice

Bei Überschreitung des auf der Rechnung angegebenen Zahlungsziels ohne Ausgleich der Rechnung beginnt das Mahnverfahren mit einer schriftlichen Zahlungserinnerung 3 Tage nach Überschreitung des Zahlungsziels.

Telefonanrufe erfolgen in der dritten Stufe des kaufmännischen Mahnprozesses, in der Regel 7 Tage nach der Mahnung. Es werden bis zu vier Anrufversuche an unterschiedlichen Tagen und zu unterschiedlichen Uhrzeiten unternommen.

Nach der Auftragserteilung durch Sie (als Gläubiger der Forderung) beauftragen wir die EOS KSI Inkasso Deutschland GmbH mit der Einleitung und Durchführung des Inkassoverfahrens.

Das Vertragsverhältnis über die Durchführung und Einleitung des Inkassoverfahrens kommt unmittelbar zwischen Ihnen und der EOS KSI zustande.

Der Vertragsschluss erfolgt online bei der erstmaligen Anmeldung im Portal. Die Vertragsbedingungen sind im Portal hinterlegt, dort können Sie diese abrufen.

Sie entscheiden aktiv über einen Inkassovorschlag im Portal (nach Abschluss des kaufmännischen Mahnprozesses), ob eine Rechnung ins Inkasso übergeben wird. 

Antworten auf diese Fragen finden Sie in den FAQ zur Inkassobearbeitung der EOS KSI.

Das Aktenzeichen finden Sie unter Belegdetails.

EOS KSI Inkasso Deutschland GmbH

Gottlieb-Daimler-Ring 7-9

74906 Bad Rappenau

Tel.: +49 7066 9143-0

Fax: +49 7066 9143-9001

E-Mail: info@eos-ksi.de

Unter Belegdetails sehen Sie den zuletzt eingeleiteten Schritt. Weitere Informationen erhalten Sie nur, wenn Sie auch der Forderungsinhaber der Rechnungen sind.

Eine bereits fällige Rechnung wurde über den Button “Direktinkasso” direkt an das Inkassounternehmen abgegeben. Für diese abgegebenen Rechnungen wird eine Servicegebühr von 1,8 % erhoben.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zur Inkassobearbeitung der EOS KSI.

DD (Direktzahlung): Der Kunde/Debitor hat eine direkte Zahlung an Sie getätigt.

SS (Sachstorno): Durch interne Buchhaltung, da bspw. ein Beleg falsch ausgelesen wurde.

DG (Gutschrift): Sie erstellen eine Gutschrift zu einem Beleg über einen bestimmten Betrag.

DS (Debitorenstorno): Sie stornieren einen Beleg zu einer nicht angekauften Forderung.

DV (Verzicht): Sie verzichten auf einen bestimmten Betrag. Achtung: Ein Verzicht kann nicht für jeden offenen Betrag erstellt werden, er darf bei nicht angekauften Forderungen 5% des Gesamtbetrags der Forderung nicht überschreiten.

Im Portal finden Sie die Berichte unter den Stammdaten einen Reiter “Abrechnungen”. 

Die Berichte liegen im PDF-Format vor und können mit einem geeigneten Reader oder Browser-Plugin geöffnet werden.

Wir empfehlen die neueste Version von Google Chrome.

Bei Fragen zur Abrechnung wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.

An Bankarbeitstagen; keine Auszahlung an Feiertagen und Wochenenden.

Sie finden diese in den AGB im Portal.

Direktzahlung melden, Gutschriftbeleg hochladen, Rechnung stornieren und Verzicht melden.

Eine Gutschrift kann nur von Ihnen erstellt werden und wird per Post an den Kunden/Debitor versandt. Eine Gutschrift wird nicht von uns an Ihren Kunden/Debitor ausgezahlt, sondern reduziert lediglich die Restforderung der ausgewählten Rechnung.

Eine Adressänderung von Debitoren in den Stammdaten kann nur durch den Support erfolgen. Senden Sie dazu bitte eine E-Mail an die im Portal hinterlegte E-Mail-Adresse des Kundenservices.

Bei anstehenden Entscheidungen erhalten Sie eine E-Mail als Ankündigung. Die Entscheidungen sollten Sie daraufhin schnellstmöglich im Portal treffen.

Sie sind verpflichtet, unsere Anfragen zur Bearbeitung der übergebenen Forderungen unverzüglich zu beantworten. Kommen Sie Ihren Mitwirkungspflichten nicht innerhalb von 3 Monaten nach, sind wir berechtigt, die Bearbeitung der übergebenen Forderung einzustellen.

Auf Anforderung sowie bei etwaigen Reklamationen von Kunden/ Debitoren müssen Sie die Lieferung oder Leistung durch entsprechende schriftliche Nachweise (Lieferschein, Abliefernachweis, Leistungsnachweis o. ä.) belegen können. Als Vertragspartner haben Sie eine Mitwirkungspflicht.

Ihre Kunden/ Debitoren werden in unserem Notifikationsschreiben, dem Anschreiben zur Rechnung, informiert. Wir empfehlen, Ihre Kunden/ Debitoren bereits vor der Rechnungsstellung über die Abwicklung durch uns Ihrerseits zu informieren.

Hier verwenden Sie bitte das vorgefertigte Formular aus dem Portal unter Stammdaten → Dokumente. Alle Daten sind einzutragen und an das angegebene Postfach des Kundenservice zu senden.

Bei einer Änderung der Bankverbindung muss der Kontoinhaber weiterhin die Firma (als unser Vertragspartner) bestehenbleiben und das Formular muss vom Vertreter Ihrer Firma unterschrieben werden.

Bei einer Änderung der Bankverbindung muss der Kontoinhaber (als unser Vertragspartner) bestehenbleiben und das Formular vom Vertreter Ihres Unternehmens unterschrieben werden.

Bei allen Fragen (Vertrag, Portal, Kündigung) können Sie sich direkt telefonisch oder per E-Mail (Montag bis Freitag von 7 bis 18 Uhr) an den Kundenservice als erste Anlaufstelle wenden.